2011年8月14日 星期日

頭痛的事,想辦法畢其功於一役



園區每月要回報的事,是一件頭疼的事,
文彥把它列為頭條,應該是這個意思。
現在輪到我頭痛,檢查了一下,其實格式應該不限,
反正文化局是備查用的,這是只要有就好的工作,
所以要能儘量省事省力,但是若又能詳盡則更佳。

有這麼好的事嗎?以前兩個年輕人每個月要回報這個就花了老半天,
現在空間加倍,工作加倍,人手加倍,管理人員卻減半,
怎麼可能更輕鬆?

我瞭解了一下性質,主要是簽到及工作內容,
每個人一本,各種格式都有,如果整合成單一格式,不要裝訂,
單張的,需要就印,一次印多一點。工作人員自己簽自己的工作內容,我查核,
月初把大家的簽到表和行政組的一次寄給文化局,輕鬆愉快。

至於行政組的,就用google行事曆的待辦事項功能,可以把整個月的工作一次列表,
清楚、詳細得不得了,我相信文化局看了都會感動。
等於整件事我都不必花時間整理,甚至請阿源師兄來處理就可以了,
由他收集,寄出。了結一項煩人的工作。
文化局收到的不是以前的五六頁,而是十幾頁,
份量比以往更充足,如果要再加上活動照片,二十頁都有可能。

這就是可以以比較少的人力做出更多更好的事情的方法,
以前兩位執秘,辛苦了。